Consigli per arredare una sala conferenze o una sala riunioni

Per le piccole aziende la sala conferenze ha solitamente utilizzi molteplici. Può essere usata per sessioni di brainstorming o per meeting più lunghi dove i membri del team siedono assieme per definire la pianificazione strategica annuale. Sempre di più viene usata per videoconferenze tra l’azienda ed i propri clienti, i partner o gli stessi dipendenti. Può anche avere funzioni diverse, come ospitare dei festeggiamenti o lo svolgimento di altre attività.

Che sia grande o piccola la sala riunioni è un biglietto da visita della tua azienda ed è spesso è il luogo dove si accolgono i clienti; e si sa, la prima impressione è spesso quella che conta. 

Come arredare al meglio una sala conferenze o una sala riunioni? 

Le scelte dei materiali e delle finiture sono importantissime: devono distinguere la tua azienda dalla concorrenza, ma non devono distogliere l’attenzione dai contenuti che saranno veicolati durante la conferenza. La comodità poi è d’obbligo, quando si tratta di dover ospitare molte persone in un piccolo spazio durante meeting che si prolungano per diverse ore o diverse giornate. 

Per una piccola azienda che non vuole rinunciare ad avere una sala riunioni confortevole ed efficiente è indispensabile ottimizzare gli spazi: STF ti fornisce soluzioni a tutte queste necessità.

Se devi scegliere l’arredamento più adatto per la tua sala riunioni e conferenze, STF ti mette a disposizione una vasta scelta di arredi: 

  • Tavoli da riunione: realizzati con materiali di prima qualità, puoi scegliere tra i modelli fissi, pieghevoli o con top ribaltabile, i quali ti permetteranno di allestire una sala in poco tempo anche se non disponi di spazi particolarmente ampi. 
  • Sedie accessoriabili: quasi la totalità delle nostre sedie per sale conferenze possono essere dotate di braccioli, di imbottiture per aumentarne il comfort, di tavoletta scrittoio per permettere ai partecipanti di prendere appunti.
  • Sedie per la zona d’attesa o relax: una parte dello spazio della sala conferenze o un ambiente adiacente può essere adibito a zona relax soprattutto se si prevedono diversi panel che si prolungheranno per tutta la giornata o per diversi giorni. STF offre anche una vasta gamma di poltroncine adatte a queste esigenze.

Gli usi che si possono fare di una sala riunioni sono diversi e ad ognuno corrisponde una diversa organizzazione dello spazio, i nostri tavoli e le nostre sedie possono essere adattati ad ogni uso che decidiate di fare della vostra sala conferenze: dalla talk frontale, al brainstorming, alla videoconferenza, alle presentazioni per i Vs. clienti.

Arredare una sala conferenza, scegliere la giusta forma dei tavoli e la corretta disposizione delle sedute è anche la chiave per un buon team building, cioè quell’insieme di strategie e tecniche che renderanno il tuo gruppo di lavoro più produttivo ed efficiente. 

Tre tra le principali disposizioni da poter dare alla vostra sala riunioni sono:

  • Il ferro di cavallo: ideale per i meeting di pianificazione annuale o per i resoconti periodici coi clienti
  • Il tavolo tondo o quadrato: non può mancare durante un brainstorming e le attività di team building: tutti sono sullo stesso livello e possono parlare liberamente
  • Il desk frontale: la classica disposizione della conferenza in cui c’è un solo oratore e tanti ascoltatori disposti a platea

Ci preme sottolineare che i nostri arredi, sono inoltre interamente MADE in ITALY, cosa che garantisce qualità dei materiali e accuratezza del design. Infine, avendo la possibilità di essere realizzati in materiali ignifughi, rispettano le vigenti normativi in materia di antincendio nei locali pubblici,

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LE BASI

Innanzitutto è importante determinare la capacità massima della stanza, il numero maggiore di persone che possono partecipare alle riunioni. Se si vuole avere spazio per 32 persone ci sarà bisogno di una stanza con dimensioni di almeno 9 metri per 4. Probabilmente è capitato a tutti di essere in riunione in una sala conferenze angusta e di non vedere l’ora che finisca il meeting. Nell’ideare una sala conferenze bisogna essere sicuri che la stanza sia abbastanza ampia e che consenta ai partecipanti di alzarsi e di muoversi liberamente. Un’altra cosa da considerare è quella di non mettere troppe sedie intorno ad un tavolo, per non far sentire le persone a disagio stando troppo gomito a gomito. Anche il comfort è un altro elemento da non sottovalutare nella progettazione. In particolare, le sedie dovrebbero avere un’ampia seduta ed un supporto ergonomico nello schienale.

L’IMMAGINE AZIENDALE

Potrebbero esserci persone esterne all’azienda che vengono nella sala riunioni o che partecipano ad una videoconferenza. In ogni caso, il design e l’arredo della stanza influenzerà il modo in cui viene vista l’azienda e quindi sarebbe necessario pensare all’immagine che si vuole veicolare. Fare attenzione ad utilizzare i colori e le forme affinché non siano troppo audaci, distogliendo l’attenzione dalla presentazione che si sta facendo. Optare per tavoli e sedie dal design lineare potrebbe rivelarsi la scelta migliore.

L’EFFICIENZA

Nel progettare una sala conferenze, bisogna tener conto della fondamentale importanza di disporre nella stanza di tutto ciò che serve per non costringere i partecipanti ad uscire.

  • Un telefono e delle porte dati.
  • Computer portatili e stampanti.
  • Uno schermo o una TV.
  • Una lavagna elettronica per salvare le informazioni in file digitali.

LA CONFIGURAZIONE DI TAVOLI E SEDIE

Scegliere la tipologia e la disposizione del tavolo/i e delle sedie da riunione, è il primo passo per rendere il più funzionale possibile una sala conferenze. Si può scegliere per esempio la soluzione di tavoli ad U, in modo da facilitare la collaborazione tra i partecipanti e consentire agli stessi di alzarsi facilmente per uscire e rientrare nella stanza.

IL COMFORT

Altra cosa che può essere di notevole importanza, è quella di predisporre nella sala anche un tavolo buffet per servire bevande e snack, con un relativo spazio per tazze, bicchieri e posate. Anche un piccolo frigo eviterebbe ai partecipanti di uscire e rientrare per consumare una bevuta.

LE VIDEOCONFERENZE

Anche la progettazione dell’illuminazione in una sala conferenze è un passo cruciale, soprattutto se sono frequenti le videoconferenze.

L’ambiente dovrebbe essere uniformemente illuminato per minimizzare le ombre nelle immagini, così che tutti i partecipanti possano vedere chiaramente. Per evitare di essere disturbati dalla luce esterna, bisognerebbe scegliere una stanza senza o con piccole finestre. In caso contrario ci si potrebbe adeguare con tende o tapparelle per oscurare l’ambiente. L’area di visuale della telecamera inoltre, dovrebbe essere sgombra di oggetti come quadri, piante o motivi particolari alle pareti che possano in qualche modo ridurre la qualità dei video. Da tenere presente che anche l’audio potrebbe risultare compromesso. Il riverbero infatti può interferire con la qualità dell’audio stesso. Una soluzione è quella di mettere nella stanza dei pannelli fonoassorbenti da terra, a parete o a soffitto.

Infine, per quanto riguarda la disposizione dei tavoli ad U, permetterebbe ad ogni partecipante di essere facilmente visibile in camera.

130 – una tra le sedie ideale per sale conferenze e riunioni

La sedia impilabile e in alluminio 130 si distingue particolarmente per robustezza, leggerezza, comfort e praticità. Particolarmente indicata per un utilizzo in locali tipo sale riunioni e conferenze, ricevimenti, congressi e catering. Struttura interamente realizzata in lega di alluminio UNI 5076. Sedile, schienale e controschienale in legno multistrati. Imbottitura sedile in poliuretano schiumato, sagomato ed indeformabile. Possibilità di rivestimenti in ecopelle, tessuti o velluti con omologazione classe 1IM. Accessorabile con agganci, tavoletta scrittoio, braccioli, logo ricamato sul retro schienale.

TP70R – un tavolo ideale per sale congressi

Progetto di tavoli ribaltabili, pieghevoli e fissi. Un unico design per una gamma che interpreta la richiesta di versatilità e mobilità degli spazi moderni. La versione ribaltabile ha un deciso carattere innovativo grazie ad un unico comando di sblocco, che permette ad un singolo operatore di movimentare anche tavoli di grandi dimensioni. La versione pieghevole offre contemporaneamente design e praticità e permette un maggior recupero dei volumi. La versione fissa infine, completa la gamma e si caratterizza per un design essenziale e rigoroso. Le tre versioni sono proposte con finitura a polveri termoindurenti di colore bianco, antracite, alluminio o nero ed offrono molteplici  standard dimensionali. Un accessorio, indispensabile per il collegamento tra i tavoli, è un particolare aggancio in poliammide.